技术传播

所有的技术传播都服务于某个特定目的——将想法和概念传达给读者，或指导读者完成特定任务。技术传播专业人员使用多种技巧来理解读者，并在可能的时候让目标读者对内容进行测试。例如，如果银行工作人员不能正确处理存款，技术传播者首先会检查现有的说明材料（或者根本没有说明材料）、与银行工作人员面谈以确认是否有概念性错误、与主题专家面谈以学习正确的操作流程、编写新的材料以指导工作人员按照正确的流程操作、让银行工作人员对新材料进行测试。

同样地，某个销售经理想知道两个地点中哪个更适合作为新店的选址，他可能会让营销专员去了解场地并写一份建议报告。营销专员将报告转给技术传播从业者（技术编辑或技术写作人员）。技术传播从业者负责内容编辑、格式设置，有些时候还需为文档增加细节内容，以使营销专员的专业评估适合于销售经理使用。这个过程不属于知识传递的范畴，而是不同专业领域和不同使用情境间的知识融合。这是对技术传播的基本定义。

读者会影响传播的多个方面，从选词、图形使用到风格和内容组织等。大多数情况下，为了满足某个特定用户的需求，技术传播从业者必须考虑哪些特征会使文档有用（能够支持某个任务）并且可用（以服务于该任务的方式使用）。非技术类读者可能会对充满行业术语的文档产生误解，甚至根本不会看这种文档；而技术类读者则渴望看到对其工作非常重要的详细说明。忙碌的读者通常没有时间读完整个文档，所以内容必须易于搜索，例如通过使用标题、留白，以及引导注意力的其他提示。根据读者的特定需求，可能还会有其他要求。

政府领域的技术传播有其特殊性。取决于具体的政府部门（以及国家），政府单位必须符合明确的规范。信息不断做更改，导致技术传播内容（技术手册、电子版本技术手册、技术简报等）必须做相应更新。

技术传播从业者必须搜集文档所需的全部信息。他们可以通过一手资料或二手资料来搜集信息，使用从当前工作中获得的信息或使用其他作者的信息。技术传播从业者必须告知他们所使用的所有信息来源。出于此目的，技术传播从业者在做笔记时通常要区分引文、转述、和概要。

在编写初稿之前，技术传播从业者对想法进行组织，以使文档内容通畅。组织好想法后，技术写作人员通过多种方式来安排文档的整体结构：

• 按时间顺序：适用于有关线性过程的文档，例如描述如何做某事的步骤指南；
• 物件的组成部分：适用于描述某个物体的组成部分，例如展示计算机各部件（键盘、显示器，鼠标等）的图片；
• 由简单到复杂（或由复杂到简单）：从简单的概念开始，并逐渐深入到复杂概念；
• 由特殊到一般：先给出许多想法，然后将想法组织成几个子类；
• 由一般到特殊：先给出几个想法，然后深入探讨细节。

在组织好整个文档后，写作人员写出最后的大纲，确定文档的结构。大纲能够使写作过程变得更加容易、为作者节约时间。

在完成大纲后，写作人员开始按照大纲的结构编写初稿。大多数写作人员更喜欢等初稿完成之后再做修改，以确保写作过程不被打断。他们通常从比较容易的部分入手，并只有在正文的初稿完成之后才会写总结和摘要。

编写某些文档类型的初稿时可运用 ABC 格式（摘要、正文、总结）。摘要用于描述主题思想，使读者知道文档要讲哪些内容。正文是文档的主题，深入探讨各个主题。最后，总结部分重申文档的主题。ABC 格式也可用于单个段落中，段落的开头是一个主题句，用于陈述该段落的主题思想，然后是正文部分，最后是一个总结性句子。

当初稿完成后，通过编辑和修订来完善初稿以形成最后版本。Pfeiffer 和 Boogard 建议通过以下四个任务将初稿转化为最后版本： 

在这个步骤中，写作人员对初稿进行修订，对需要更多关注的主题做详细说明、对其它部分进行简化、调整某些段落、句子、或整个主题的位置。

好的风格能够使写作变得更有趣、更有吸引力、更具可读性。通常，写作人员的个人写作风格在技术写作中表现的不明显。最新的技术写作风格建立在有助于清晰表达的特征之上：标题、列表，图形；大量留白、短句、一般现在时、简单名词、主动语态[11]（虽然某些科学应用仍使用被动语态）、第二和第三人称。

技术写作作为一个学科，通常要求技术写作人员使用某个风格指南。这些指南可能跟特定项目、产品、公司或品牌有关。它们确保技术写作呈现的格式、标点符号和一般性风格规范符合读者的期待。在美国，许多人将 Chicago Manual of Style 视为技术传播的圣经。其他风格指南也有它们的拥护者，尤其是对于特定行业，例如 Microsoft Style Guide 对 IT 行业的公司亦是如此。

此时写作人员进行的是格式编辑，检查文档的语法、标点符号、常见的用词混淆、被动语态、句子过长等错误。