如何写业务报告

共同创作者是 Sarah Evans

业务报告是当今商界最有效的沟通方式之一。虽然业务报告的目标范围很广，但是企业和个人可以根据不同的报告做出重要决策。要撰写出有效的业务报告，首先应该了解它的实质性质和用途。

部分 1

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决定报告的类型

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提出想法。主要目的是提出想法的报告被称为论证报告或建议书。你可以通过这种类型的报告，向管理层或其他重要决策者提出建议。这种报告通常包含摘要和正文。摘要部分突出需求，而正文则深入地研究与需求相关的利益、成本、风险等等。
- 例如，如果你认为自己的部门需要一部3D打印机，为了说服经理，可以写一份建议书或论证报告，正式向管理团队提出申请。
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指出特定机遇附带的风险。调查报告有助于确定一系列具体行动中所涉及的风险。这种类型的报告在帮助公司预测后果上很有帮助。这种报告一般包含导言、正文和结论。导言可以突出调查中存在的问题，正文则用以讨论调查中的事实和结果，最后通过结论进行总结。
- 例如，制药公司X希望与制药公司Y合作，但尚有一丝顾虑。X公司不希望意合作的公司存在财务问题，或过去曾出现财务问题。于是X公司将进行调查，然后通过调查报告深入分析Y公司及其董事的财务情况。
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向监管机构出示合规报告。这种名为合规报告的报告体裁，可以帮助企业或机构彰显其问责机制。企业可以通过合规报告向管理机构（市级、省级、中央政府等）证明，其遵守了所有适用的法律法规，一切财政支出合规。报告包括导言、正文和结论三大部分。导言通常是报告主要内容的概述，正文包括管理机构需要知晓的具体数据和详细事实等，最后以结论进行总结。
- 例如，华润集团需要向中央政府及公众表明，它在2017年遵守了所有适用的法律法规，因此编制了一份年度合规报告，证明其全年度活动的合规性。
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证明所提出的想法或建议项目的可行性。可行性报告就是探究某个想法是否有效的报告。这种报告应包含摘要和正文，摘要中提出观点，正文则涵盖所提观点的利益、潜在问题、相关成本等方面。一些公司可能会通过可行性报告来探究下述问题：
- 这个项目是否能在预算内完成？
- 这个项目能否实现盈利？
- 这个项目能否在规定时限内完成？
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提出分析的研究报告。研究报告是针对某个问题进行的研究，是对某个具体问题的深入探究。这类报告应包含摘要（概述）、引言、方法、结论和建议，同时还应该引用相关的研究。
- 例如，关于是否在员工休息室禁止吸烟这一问题，某家企业可能会就此进行全公司范围的调查，而负责记录分析的人最后应该提交一份研究报告。
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通过一段时间的监控从而得出分析结论，以帮助改善政策、产品或流程。这样的报告称为定期报告。这种报告是按固定的时间间隔完成的，例如每周、每月、每季等，可以监测特定时间段内的效率、损益或其它度量指标。
- 例如，某位药品销售代表可以通过其月度销售电话的总结，展示他的工作成效。
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针对特定情况的报告。针对一种特定情况——而非固定时间间隔——所产生的报告称为专题报告。这种情况可以是在会议上提供信息那样简单，也可以像自然灾害应对报告那么复杂。专题报告包括引言、正文和结论。在引言章节，先对事件或情况进行确认，接着简要概述报告正文内容，结论则讨论针对这种情况所采取的或必要的措施。
- 举例来说，一个市级政府在某次洪水灾害过后，应该向公众出示一份救灾专题报告。
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针对一个问题或情况提出解决方案的报告。标准报告是衡量某个特定情况下，几种潜在解决方案的报告体裁。作者会根据研究结果建议一系列具体行动方案。一份标准报告应包含引言、正文和结论。引言阐述报告的目的，正文则介绍情况或问题，和其潜在解决办法或替代方案，最后通过结论透露最佳解决方法或替代方案。
- 例如，ABC汽车制造公司希望在亚洲开设一家工厂。根据该公司的需求，地点选择范围最后可能缩小到三个国家，然后，通过报告可以得出这三个国家中哪一个是新工厂的最佳位置。
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部分 2

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写业务报告

1
确定目标和格式。问问自己希望通过这份报告达成什么样的结果。^{[1]
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研究来源}根据你所期望的目标，从上面选择一种报告类型。
- 不管最后选择写哪一种报告，目标都应该要简明扼要。如果目标不明确，写出来的报告只会让读者感到困惑，从而影响报告的可信度。
- 例如，如果想为自己部门争取更大的广告预算，那报告就应该专注说明当前的预算，以及你会如何有效地使用更大的预算。
2
明确报告的受众。报告的受众可能涵盖公司内部人员和外部人员，即公司以外的人。充分考虑受众对报告主题的既有了解和熟悉程度，并思考受众将如何使用报告中的信息，以更好地编排报告的内容。^{[2]
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研究来源}
- 记住，不管报告的受众是什么群体，对于以营利为目的的公司和客户而言，金钱都是最重要的。
- 例如，假设你想为自己部门争取一个工作共享程序，而需要说服的人员是公司的人力资源总监、首席执行官和首席运营官，那就要好好考虑他们当前对这个工作共享计划的了解程度，因为这将直接关系到报告的基调。如果公司里从来没有人提过这样的计划，那么你要做的报告就需要同时具备信息科普和战略部署两个方面。而如果公司曾经考虑过类似的工作共享计划，那么报告中的信息科普可能就相对少些，而需要在说服方面要多下点功夫。
写业务报告最难的部分并不是在写作，而是如何做一个有力的结论，然后收集能够支撑这个结论的必要数据。这其中就涉及到一系列技能，包括数据收集和市场分析。你自身和管理层最终需要知道哪些信息，才能做出关于报告主题的明智决策？这些都需要在写报告时或之前就认真考虑。
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为报告收集适当的数据。所收集的数据必须经过充分研究才能使用，否则很可能影响可信度。要收集什么样的数据取决于要报告类型。最后选用的数据参数必须简洁，并与报告要点相关。
- 有些数据可能来自于公司内部，能够很快收集得到。例如说公司的销售数据，一般打个电话到销售部门就能拿到，这样就能快速获得并筛选到报告中使用。
- 外部数据也可能通过内部渠道获得。如果一个部门已经完成了客户分析数据的收集，那你大可以借用该部门的数据。像这样的数据收集并不需要亲自去研究。不同类型的业务报告可能有所不同，但报告的作者通常并不需要进行第一手研究。
- 例如，假设你正在写一份论证报告或建议书，那就重点研究所提想法的所有优点，并将其纳入到报告中。
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组织内容，然后撰写报告。如何组织报告内容取决于你要达成的目标。例如，合规报告的内容编排就不同于可行性报告。只有想好如何组织报告内容，才能顺利写好报告。
- 将相关数据拆分成不同部分。一份有效的业务报告不能只是一大堆数据和信息的展示。想要编写出合理的报告，关键在于将数据拆分成独立部分，然后运用在所需的地方。例如，将销售数据与客户分析数据放在不同的地方，根据各自属性对应不同的标题。
- 根据报告内容编排各个章节，既可以作为独立部分快速浏览，也能支持整篇报告的基本目标。
- 报告中某些章节可能需要根据分析数据或其他人的资料编写，因此可以在等待这部分数据或资料的期间，先处理其它独立的章节。
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根据具体建议得出结论。通过报告中的逻辑性和数据支持，给出明确的结论。如果可以，还能明确建议基于该结论的最佳行动方案。^{[3]
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- 任何目标的实现都离不开具体和可量化的行动或措施。写出执行新计划所需的工作内容、日程计划或费用上的任何变化。每一句话都需要直接表现出报告中提出新的方法对实现目标或解决问题有何帮助。
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编写执行摘要。执行摘要一般放在报告的首页，却要最后才能编写。这个执行摘要要能展示出报告的研究所得和结论，对报告全文作一个非常直观简洁的概述，让读者在通读整个报告前有个大致的了解。执行摘要就像电影的预告片或学术论文的摘要一样重要。
- 执行摘要之所以得此名，是因为它很可能是忙碌的高管们唯一会读到的部分。在这个部分用200-300字左右向老板展示最重要的事情。如果他想要了解更多，就会细读报告的其余部分。
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如有需要，可以通过信息图表来展示收集到的实用数据。很多时候，利用图标或表格呈现数据非常有用。^{[4]
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研究来源}另外，使用不同的颜色标注能够吸引更多的注意力，并且有助于信息的区分。尽可能使用要点、数字或组合数据来提高报告的易读性，突出报告中的数据部分，以更好地表明它们的重要性。
- 一般来说，由于报告的编写和数据本身可能有点枯燥，因此，形象化的信息图表是业务报告中的一大亮点。不过，凡事不能走极端。在报告中所展示的信息图表应该与主题相关，而且是必要的。
- 如果某一页面有大量文字，没有表格或数字，不妨使用方框。一页满是文字的页面对于读者而言很枯燥乏味，你可以使用方框将那些意义相近或围绕同一观点的文字归类在一起，成为一段组合信息，更有效地概括出页面上的重点。
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如有需要，可以引用报告以外的信息来源。根据所做的研究，你可能需要在报告中说明信息的来源。在业务报告中，参考书目或资源引用页的作用是为读者说明信息或数据的出处，方便读者深入研究或进一步调查。
- 根据所在行业，使用适当的格式展示报告中引用的资料。
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报告写好之后，至少校对两遍。拼写错误或基础语法问题可能让读者留下坏印象，认为作者并没有投入足够精力去写报告，甚至会让调查结果的可信度受到质疑。另外，确保信息都以清晰、简洁的方式呈现出来。^{[5]
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研究来源}
- 例如，避免过度使用花哨的词语或冗长的句子。
- 避免使用俚语。
- 如果报告的受众都是业内人士，那在报告中使用专业术语或技术词汇是没有问题的，只是不要使用过度。
- 一般来说，商务写作都是使用被动语态的。这是少数几个被动语态比主动语态更适宜的例子之一。
- 在校对自己的作品时，难免会因为过于熟悉而遗漏一些错误。考虑请部门同事帮忙通读一遍，如果他也希望这份报告获得成功，应该很乐意帮忙的。大方地接受同事的反馈信息，从他们那里发现错误，好过从老板那里发现。最后，根据同事的评论来修改报告。
创建索引目录。尽可能按正式的格式编排业务报告，并创建对应的索引目录，方便读者引用和浏览报告。这个目录应该包括所有章节，特别是执行摘要和结论。
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将报告装订好。对于一份内容详尽、研究深入的报告，精美的装订可以锦上添花。得体的文件夹、装订或纸张，都能让人眼前一亮。最重要的是业务报告要清晰明了，角度敏锐，足以激发读者的阅读欲望。
- 这个要求对于报告中的图表或表格同样适用。
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