如何写一封友好的提醒邮件

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写一封友好的提醒邮件可能会很棘手。你不希望给人留下急躁或不耐烦的印象，但又必须传达你的信息。用问候语和温和的表达方式在电子邮件中确立友好的基调。涵盖必要的内容，这样收件人就能清楚地知道你的诉求。确保电子邮件中没有错误，让人觉得你不光友好，还很职业。

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确立友好的基调

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问候收件人。在商务来往中，你可能“必须”使用“尊敬的某某某”这样的标准问候语。但是，越来越多的个性化电子邮件正在成为标准。有些电子邮件问候语可以帮助你从一开始就确立友好的基调，包括：^{[1]
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研究来源}
- 你好，李刚
- 你好
- 好久不见
- 嗨！^{[2]
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  研究来源}
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提及你与收件人的关系。直接提醒对方会显得很冷淡。使用能够反映你们友谊和共同经历的语句，提及你与收件人的私人关系。这类语句包括：^{[3]
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研究来源}
- 学校近况如何？
- 朋友，你最近还好吗？
- 上周末和你一起很愉快。
- 我们上次交谈是在什么时候？一个月前？
- 上次一起去的那趟旅行真是太棒了！我们最近再去一次吧。
3
使用温和的表达方式。这点对邮件中的提醒部分尤其重要。如果你已经有段时间没和收件人联系了，可以略表歉意或请求谅解，希望对方不要介意自己仅仅为了提醒对方而再次联系。温和的表达方式的示例有：
- 我知道我们好久没联系了，但我想提醒你……
- 宝宝刚出生，事情很多，我刚记起来要提醒你……
- 我知道你很忙，所以不想打扰你，但我想提醒一下……
4
要有礼貌。如果提醒的内容很重要，容易给人留下强硬的印象。记住，收件人还有许多自己的事情要做。记得说“请”和“谢谢你”，以及类似的用语。你可以使用一些礼貌用语，如：^{[4]
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研究来源}
- 抱歉打扰你，但我想确认一下……
- 如果你有时间，请尽快回复这封邮件……
- 感谢你花时间阅读这封提醒邮件的回复。我很感激。
- 期待你的回复。
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部分 2

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涵盖必要的内容

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使用标题行。标题行无须文采斐然。清楚明了、简明扼要的标题行是最为实用的。这能够让收件人对邮件的目的一目了然。友好邮件提醒中常用的用语包括：
- 了解一下
- 顺便提一下……
- 即将到来的旅行、活动等
- 点一下旅行、活动等的人数^{[5]
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  研究来源}
2
记得邮件要包含提醒内容。当你一心想着要保持友好、礼貌的态度时，很容易忽略掉一些重要的事情，比如实际的提醒内容。把你的提醒放到电子邮件的开头，紧接在问候语和简要提及的私人关系后面。例如：^{[6]
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研究来源}
- “你好。
  好久没联系了，张磊。你家人最近可好？我老婆和孩子让我忙坏了，但我想问一下你……”
- “嗨！
  奶奶，我一直想和你联系。抱歉，我最近太忙了。我只是想提醒你我们的午餐聚会时间……”
3
使用简洁的语言。一般而言，礼貌的语言确实会让句子显得更加冗长。例如，如果要礼貌地说“更加努力地工作”这句话，你可能得说“如果你能更努力地工作，可能会更好”。这类较长的表达方式虽然礼貌，但会使对方难以确定邮件的重点。
- 使用简化的电子邮件结构。这类结构可能类似于：问候（开头）→私人关系→提醒→告别辞（结束语）^{[7]
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  研究来源}
4
删除不必要的信息。对于每句话和每句话的每个部分，问问自己：“这些内容是必要的吗？”某些情况下，“必要”的意思可能还包括“让邮件听起来不那么冷冰冰的”。删掉电子邮件中不必要的内容。^{[8]
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研究来源}
- 通常，你可以删掉“非常”、“事实上”、“真的”、“很”和“肯定地”等副词，让信息更加简洁。^{[9]
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  研究来源}
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使用告别辞结束电子邮件。“告别辞”是“道别”的委婉说法。^{[10]
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研究来源}告别辞包括“最诚挚的祝福”、“致以问候”、“敬上”和“谨上”等。签名应置于告别辞之后。但是，这些常见的告别辞会显得缺乏感情。你可以试试这样的告别辞：
- 你的朋友
- 祝健康
- 万事如意
- 祝一天愉快
- 轮到你回我邮件了
- 期待你的回复^{[11]
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  研究来源}
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部分 3

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确保电子邮件中没有错误

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校对电子邮件。浏览一两遍电子邮件，即使只是快速看一遍，也可以纠正许多写邮件时遗漏的简单错误。写完邮件后，检查它的拼写和语法。
- 很多电子邮件服务有免费的语法和拼写检查功能。检查质量取决于电子邮件服务提供商。某些检查功能可能不太准确。
- 记得检查你的标题行、问候语和告别辞（结束语）。人们很容易忽视这些内容，而只关注邮件正文。^{[12]
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  研究来源}
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大声读你的电子邮件。如果你在写一封重要的电子邮件，或者真的想对某人表现得特别友好或特别礼貌，你应该从头到尾大声地读出你的电子邮件。它听起来像普通对话吗？如果像，你的邮件就可以发送了。^{[13]
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研究来源}
- 重写那些听起来沉重生硬的语句或段落。尽你所能地做出最好的判断，这取决于你平时的说话风格，会因人而异。
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请其他人检查电子邮件。如果是商业来往的重要通信，你可能需要在发送前请另一个人帮忙检查提醒邮件。如果你写的电子邮件比较简洁，他人检查通常只需要很短的时间，就能够帮助你找到最微小的错误。
- 查看你的在线消息服务。向朋友发送一条在线信息，内容类似于：“嘿，你能看一下我发送的简短邮件吗？用不了多少时间。”
- 记得对检查你邮件的人表示感谢，毕竟他们是在帮你的忙。
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